Mittlerweile gibt es bei uns für Alle die Möglichkeit, sich für Hybrides Arbeiten zu entscheiden. Noch im letzten Jahr jedoch war nahezu unsere gesamte Belegschaft im Homeoffice und die, die es nicht waren, konnten quasi ihr Büro zum neuen Zuhause machen. Das hat reibungslos funktioniert, da für uns als IT-Unternehmen die Anschaffung von Hard- und Software sowie deren Administration in Eigenregie übernommen werden konnte. Während bei den Angehörigen unserer Angestellten im selben Haushalt bereits Tage im Homeoffice verstrichen sind, weil die Software öfters gestreikt hat als Verdi, lag die Downtime unserer Mitarbeiter bei nahezu 0. Selbstverständlich ist das ein unfairer Vergleich, da es die Aufgabe unserer Informatiker ist, digitale Lösungen zu finden. Der Vergleich zeigt aber auch auf, dass Arbeitsunfähigkeit aufgrund zeitlich unzugänglicher Anwendungen nicht sein muss. Das muss nicht mal sein, selbst wenn die Nutzer gerade kein Internet haben oder der Service einer Cloud gehosteten Anwendung ausfällt. Eine gut designte Anwendung ermöglicht es offline Daten zu einem späteren Zeitpunkt zu synchronisieren. Es geht darum, dass nicht immer alles schwarz weiß gedacht oder straight edge behandelt werden sollte.
Es geht um den goldenen Mittelweg sowie um die Bereitschaft sich weiterzuentwickeln und alte Denkmuster zu modernisieren. Wer in der Arbeitswelt von Morgen überleben möchte, braucht vor allem die Bereitschaft sich auf geänderte Umstände einzulassen. Eine zeitgemäße IT Infrastruktur soll darüber hinaus wohl sehr zuträglich sein.
Nach dem Wechsel zwischen den Extremen (Von Büro zu Homeoffice) sind mittlerweile einige Unternehmen dazu übergegangen, einen Mittelweg auszuloten. Denn eine Verpflichtung zum Arbeiten vor Ort schmeckt offenbar nicht allen. Über 2/3 der Befragten in einer 2021 zu diesem Thema durchgeführten Studie von Slack wären sogar bereit ihren Job zu wechseln, würden sie zum Arbeiten im Büro verpflichtet. Soweit muss es natürlich nicht kommen, denn es lässt sich ein klarer Trend erkennen, dass ein Großteil die Mischung aus Arbeiten von zu Hause und aus dem Büro bevorzugt. Wir zeigen 5 Tipps, die bei diesem goldenen Mittelweg helfen können und sowohl für Angestellten, Führungskräften und Chefs beherzigt werden sollten.
1. Eine Routine definieren
Mal hü mal hott verleitet schnell dazu, opportunistisch die Wohlfühlzone anzusteuern. Bei einigen Unternehmen geht es ohne vorher definierte Regel und feste Arbeitszeiten ohnehin nicht anders. Diejenigen die sich den Freiraum aber leisten können, sollten nicht über ihre Verhältnisse leben. Kernwochenzeiten (Di, Mi, Do) sollten genauso definiert werden wie die Ausnahmen (bspw. Ein notwendiger Transport von Familienmitgliedern oder unter 0 Grad Außentemperatur). Diese Aufstellung ist in erster Linie für den eigenen Gebrauch, Transparenz sorgt aber für Vertrauen und dafür sich auch an die eigenen Leitlinien zu halten.
2. Diese Listen erstellen
Hierbei gilt es ehrlich zu sich selbst zu sein. Nur weil etwas angenehmer ist, muss es unterm Strich nicht besser sein. Eine Liste kann helfen, sich darüber klar zu werden, welche Vorteile das Arbeiten von zu Hause aus hat und welche Nachteile. Eine zweite Liste sollte für das Arbeiten im Büro aufgestellt werden. Diese Listen nutzen in mehrerlei Hinsicht: Sie führen vor Augen, dass die Präferenz nicht als Maßstab betrachtet werden sollte. Ohne die erkenntlichen Vorteile für eine andere Sache redet der Mensch die Alternative der Präferenz gerne schlecht. Kurz gesagt: Einmal den Strandurlaub liebgewonnen ist der Vorschlag eines Skiurlaubs direkt erstmal doof. Menschen verhalten sich konform gegenüber sich selbst.
Der zweite Zweck der Liste ist die Analyse der eigenen Arbeitsweise und das Aufdecken von Kompensationsmöglichkeiten. Lasse ich mich eher im Büro von Kollegen ablenken oder zu Hause von Kindern? Auch diese Liste ist zwar nur für sich selbst gedacht, sie hilft aber dabei einem undefiniertem Gefühl Ausdruck zu verleihen und gegebenenfalls bei Führungskräften mit Nachdruck die Änderung von Arbeitsumständen zu äußern, zum Beispiel Trennwände zur Schalldämmung. Hier haben alle etwas gemeinsam: Jeder ist unterschiedlich.
3. Diese drei Tools einsetzen
Werden wir etwas konkreter. Leider ist das Prinzip des einmaligen Log-ins für alle Dienste (SS0) nicht so selbstverständlich wie wir es gerne hätten. Im Büroarbeitstag, insbesondere im Homeoffice geht es oft um drei Dinge: Zugänge, Zugänge und Zugänge. Starke Passwörter verlieren irgendwann ihre Gültigkeit und müssen geändert werden. Ein solides Passwort Management Tool kann helfen den Überblick zu behalten und natürlich auch dabei, sich selbst nicht auszusperren. Aber darüber hinaus liefert es noch einen weiteren versteckten Nutzen. Durch den Einsatz von Passworttools wird den Nutzern oft erst der Aufbau der IT Infrastruktur bewusst. In den Fällen, in denen wir Support leisten, ist der Dauerbrenner neben dem verlorenen Passwort, der Irrglaube, dass es sich bei verschiedenen Anwendungen um ein und dasselbe System handelt. Der PIN der Sparkassen Karte wird niemals bei der Spardabank Kreditkarte funktionieren, auch nicht wenn die ersten drei Buchstaben gleich sind und es sich in beiden Fällen um eine Bank handelt. Darüber hinaus sind solche Tools darauf ausgelegt, auf sichere Art und Weise Passwörter für gemeinsame Bereiche zu teilen. Ein Grundfeiler des digitalen kollaborativen Arbeitens ist es, nicht hundert verschiedene Dateien (oder eben Passwörter) auf verschiedenen Rechnern liegen zu haben. Und digitales kollaboratives Arbeiten ist der Grundpfeiler des Hybriden Arbeitens.
Die anderen beiden erleichternden Tools sind: Ein Dienst zum Erstellen und Bearbeitend von Screenshots sowie last but not least: ein Social Intranet als Digitale Zentrale. Das Social Intranet dient als erste Anlaufstelle, dem Austausch mit Kollegen und der internen Verbreitung von Konzerninformationen. Für solche Tools sollte keine Begründung mehr notwendig sein.
Das sind alles Basisanwendungen, die fast immer gebraucht werden und viel zu selten nicht zugänglich gemacht werden oder unbekannt sind. Auch hier ist ein empathisches Mindset entscheidend. Nur weil man selbst solche Programme seit Jahren verwendet, heißt es nicht, dass Kollegen diese überhaupt kennen.
4. Die neuen Kollegen begrüßen und kennenlernen
Mit gewissen Anwendungen, die schon immer da waren, ist es wie mit neuen Kollegen, bei denen man bei der Vorstellungsrunde nicht anwesend war. Nach Jahren kommt einem das Gesicht und der Name absolut vertraut vor, aber was die Person im Controlling macht… oder war es Buchhaltung, keine Ahnung. Insbesondere die folgenden vier Anwendungen werden zu gerne vor versammelter Mannschaft vorgestellt, ohne dass alle Mitarbeitende die Möglichkeit bekommen, sie auch kennenzulernen. Hierzu zählen:
Der Browser: Der Browser ist der Kollege, der einem auf dem Korridor freundlich zunickt, während man mit einem anderen Kollegen an ihm vorbeiläuft und folgendes Gespräch im Anschluss führt: „Wer war das?“ „Das war der Browser!“ „Das war der Browser?“
Aufgabenmanagementtools: Tools wie Jira werden in Unternehmen gerne für die Arbeitszeiterfassung und für das Projektmanagement genutzt. Sie sind mächtig und wie bei den meisten Anwendungen bleiben mehr als 80 Prozent der Funktionen ungenutzt. Mit diesem Kollegen ist ein regelmäßiger Austausch äußerst wichtig.
Ohne Chatanwendung oder Mailclient läuft nichts. Programme wie Slack oder die ebenbürtige Open Source Alternative Zulip dienen nicht nur der Kommunikation, sondern auch der Dokumentation. Sie verhalten sich wie die Mitarbeiter am Empfang, oder die Assistenz der Geschäftsführung. Niemand würde jemals deren Aufgabe in Frage stellen. Aber man muss die richtige Hebel in Bewegung setzen, um das volle Potential auszuschöpfen. Viel Wissen steckt in den Köpfen dieser digitalen Kollegen. Hier lohnt es sich, regelmäßig innezuhalten und sich mit ihnen auseinanderzusetzen. Solche Kollegen können sich den zweiten Vornamen eines Kunden merken, der vor zwei Jahren mal nach einem stillen Wasser gefragt hat. Eine enge Verzahnung der Wissensdatenbank, des Social Intranet und der Chatanwendung empfiehlt sich genauso wie feste Regeln, welcher Inhalt wo eingestellt wird. Denn das Transkribieren bleibt aus, wenn der Kopf die Information bereits als abgelegt verbucht hat. Ohnehin wäre das mit der richtigen Integration eine unnötige Aufgabe, die Automatisiert werden kann.
Videokonferenztools wie Microsoft Teams, Google Meet oder der Open Source Variante Jitsi sind bei vielen Unternehmen mittlerweile als Selbstverständlichkeit ins Standardrepertoire überführt worden. Der selbstsichere und vor allem effiziente Umgang damit ist leider alles andere als selbstverständlich. Jeder einzelne Fall in dem ein Kollege erst nach fünf Minuten und dem Satz „Wie man an dem roten Balken erkennen kann“ schüchtern darauf hingewiesen wird, dass die Willkommensslide zu sehen, ist ein Fall zu viel.
Ein Kritikpunkt des Homeoffices ist die reduzierte Kommunikation. Das ist ganz klar in erster Linie auf die falsche Auswahl und/oder Nutzung der Kommunikationssoftware bzw. deren aktiver Support zurückzuführen.
5. Nicht knausern bei der Ausstattung
Ein wahrer Leistungsschmäler ist die Frust. Frust darüber, dass etwas nicht funktioniert, langsam ist oder fehlt. Jeder von uns wird immer wieder in frustrierende Situationen geraten, keine Frage, aber es kann viel dafür getan werden, unnötige Frustquellen zu eliminieren. Frustrierte Angestellte sind keine guten Angestellte, das Betriebsklima, Arbeitsmoral und der Kundenservice sinken, während die Fehler- und Abwanderungsquote steigen. Investment in Hard- und Software sind genau das. Selbst beim sichersten Investment wird es immer ein Risiko geben, aber unterm Strich ist eine positive Rendite zu erwarten. In was sollte von wem unbedingt investiert werden? Jede Person des Berufslebens benötigt eine gewisse Basisausstattung um den Beruf überhaupt ausführen zu können. Vom Kugelschreiber bis zur Hilti Bohrmaschine kann das alles sein. Dieses Basisrepertoire sollte beim Hybriden Arbeitsmodell möglichst in doppelter Ausführung vorhanden sein. Nach einer Stunde Pendelzeit im Büro angekommen und festgestellt, dass das Netzteil zum Dell Laptop der Freundin passt, ist eine hohe Frustrationsquelle, solange bis der neue einheitliche USB C Standard noch nicht verpflichtend ist.
Die Periphere Arbeitsausstattung umfasst alles das nicht als direktes Arbeitsmittel gilt, aber dennoch zum Erreichen der Arbeit dient. Lichtquellen, Kleidung, Ventilatoren, Essen, Kalender, Motivatoren usw. Da es hier viele Präferenzen gibt, obliegt es in erster Linie den Angestellten sich hier wohlwollend auszustatten und in sich selbst zu investieren. Hier können Arbeitgeber mit ihrem guten Willen Punkten. Zu den Peripheren Arbeitsmitteln können auch Anwendungen wie unter Punkt 3 beschrieben gezählt werden.
Effizienzsteigernde Arbeitsmittel: Hierunter fällt alles was die eigentliche Arbeitsweise vereinfacht. Weiterbildungsmaßnahmen, Workshops, regelmäßige und zugängliche Hilfsangebote aber auch neue Hardware. Hier sollte vor allem dem Arbeitgeber daran gelegen sein, zu investieren. Allerdings kann hier jeder der Zeit oder Geld aufbringen kann eigennützig in sich selbst investieren. Ohne die entsprechende Zeit ist das gesponserte Material jedoch wertlos. Kostenloser Kaffee oder Obst, ein Fitnessraum, ohne Zeit das alles zu Nutzen ist kaum ein Mehrwert, sondern eine weitere Frustrationsquelle. Neue Hardware macht nichts besser, wenn man sie bedient wie die alte. Generell wird sich kaum etwas verändern, wird nicht die Zeit dafür gewährt, sich damit entsprechend intensiv auseinanderzusetzen. Selbst wenn diese Dinge im Büro nicht zur Verfügung stehen, bietet das Homeoffice einen solchen Mehrwert. Wichtig hierbei ist es Zeit nicht nur als ein Verbrauchsgut, sondern als regenerative Ressource zu betrachten. Sie sollte nicht im Sinne der Völlerei verschwendet werden, aber sie ist auch kein dreckiger Rohstoff, den sich nur ein Teil der Gesellschaft leisten können sollte. Zeit ist in vielerlei Hinsicht nutzbar und nutzt sich aber nicht ab. Wer als Führungskraft sofort in Rage gerät, wenn ein Angestellter im Homeoffice die Wäsche aufgehangen hat, der oder die hat ein genauso bedenkliches Verhältnis zur Zeit, wie die Person die den Friseurbesuch als Dienstreise verbucht. Arbeiten unter Volllast ist nicht effizient, wenn keine Zeit für Entwicklung mehr übrig bleibt.
Der Übergang zwischen Effizienz steigernder Hilfsmittel und einer Ausstattung, die einer positiven Arbeitsatmosphäre dient (heute Employee Experience) ist fließend. Natürlich werden die Annehmlichkeiten von Heute der Standard von Morgen. Das ist aber kein Grund dafür, darauf zu verzichten. Vielmehr können sie gut und gerne ein wenig variiert werden. Denn am Anfang einer Erfahrung steht immer etwas neues.
Für das Hybride Arbeiten ergeben sich hier viele Möglichkeiten, in dem ein gutes Verhältnis zwischen Freiheiten, Selbstbestimmtheit aber auch Reglementierung gefunden wird. Eine Freiheit flexibler Arbeitszeiten im Homeoffice kann für manche zum Fluch werden, wenn sie um 12 Uhr mittags anfangen und mit drei Stunden Pause um 12 Uhr abends aufhören. Dann greift wieder Punkt 1 dieser Liste.
Abschließendes zum Hybriden Arbeiten
Hier gibt es nichts Abschließendes zu sagen, da das Thema der Arbeitsumgebung ein nie abgeschlossenes Thema bleiben wird. Letztendlich lohnt es sich immer, sich ein Stück weit auf eine Alternative einzulassen.
Laut einer vom Handelsblatt in Auftrag gegebenen Umfrage haben etwas mehr als zwei Fünftel der befragten Führungskräfte während der Corona Pandemie ihren Führungsstil umgestellt. Die Formen des mobilen Arbeitens werden nicht mehr verschwinden, auch nicht wenn laut der Umfrage viele wieder ins Büro zitiert werden. Das Gute ist, das man eine Menge machen kann, um das mobile Arbeiten von zu Hause aus zu begleiten. Hardware, Software, Mindset und Zeit sind einige wichtige Steuerungselemente, die genutzt werden können, um das Hybride Arbeitsmodell zukunftssicher zu machen. Sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitsnehmer können etwas dafür tun, das Beste aus beiden Welten hervorzubringen und mit dem Hybriden Arbeitsmodell eine für alle Seiten gewinnbringende Arbeitsumgebung zu erschaffen. Ein Arbeitsweg von einer Dreiviertel Stunde wird in der Rushhour morgens und abends zu jeweils einer Stunde. Das macht an fünf Werktagen 20 Stunden im Monat in denen keinerlei Arbeit verrichtet werden kann. Weder ist in dieser Zeit die Wäsche gemacht, noch der Kunde gut beraten. Lediglich das Lenkrad bekommt unschöne Zahnabdrücke. Das Arbeiten an nur zwei Tagen von zu Hause aus ergibt einen ganzen Arbeitstag mehr, der wie auch immer genutzt werden kann. Setzen wir diesen Mehrwert nicht durch Misstrauen oder Vertrauensbruch auf Spiel, sondern schöpfen wir aus dem Pool der Möglichkeiten.