Asana vs Jira

Asana vs. Jira

Die Tools für das digitales Projektmanagement und Aufgabenplanung im Vergleich

Die Arbeit rund um die Arbeit macht gefühlt die Hälfte der Arbeit aus. Aufgabenplanung, Ressourcenkalkulation, Statusüberwachung und Reportanalysen. Die Meetings sollten natürlich nicht vergessen werden. Fest steht, ohne digitale Unterstützung geht so etwas nicht. Fest steht aber auch, dass sich hier die Geister scheiden, ob und welchen Mehrwert das Ganze bringt oder ob das alles vergeudete Zeit ist. Asana, das US-Unternehmen des gleichnamigen Projektorganisationstools bringt alle vier Jahre passend zum Thema den globalen Bericht zur Anatomie der Arbeit heraus.

In diesem und vorhergehenden Berichten werden die Ergebnisse von international knapp 10.000 zu ihrem Arbeitsverhalten befragten Menschen dargelegt. Lag der Schwerpunkt vorhergehender Berichte mehr auf der Dauer verschiedener Tätigkeiten, wie Organisationsarbeit im Vergleich zur Dauer der eigentlichen Aufgabe, offenbart der aktuelle Bericht den Einfluss der digitalen Kollaboration auf die Performance und das Wohlbefinden der Mitarbeiter.

Den Ergebnissen des Berichts folgend sollte es weniger darum gehen eine Quote zwischen der „eigentlichen“ Arbeit und dem Aufwand drumherum zu evaluieren. Denn erstens wird es immer Meetings, Planungsrunden und auch manche Plauderrunde geben und zweitens ist der Mensch kein Fließband. 

Auszug aus Asanas Berich zur Anatomie der Arbeit.

Es sollte vielmehr darum gehen, die Arbeit rund um die eigentliche Arbeit für diese nützlich zu machen. Wenn sich Kollegen nicht involviert oder sogar ausgeschlossen fühlen, dann zahlt man anstelle der entsprechenden Stundenlöhne eben mit einer ablehnenden Haltung, schlechtem Betriebsklima oder schlimmstenfalls Personalabwanderung. Werden dann noch Stakeholder übergangen oder sind diese durch mutmaßliche Fürsprecher vertreten, dann geht wertvolles Feedback verloren. Aus diesen Gründen ist es nicht immer ratsam den Informationskreis eng zu halten, um Herr darüber zu werden.

Es gilt die Organisations- und Kommunikationszeit also effektiv zu nutzen und dabei helfen entsprechende Tools für das digitale Projekt- bzw. Aufgabenmanagement. Jira, Asana, Trello und Microsoft Planner sind solche Beispiele. Da es sich bei Planner und Trello überwiegend um eine Art Kanban Abklatsch handelt, widmen wir uns an dieser Stelle den beiden Projektmanagementtools Jira und Asana. Anwendungen wie Asana oder Jira sind digitale Backoffices, hier fließt alles zusammen was für die Erledigung der Arbeit, ob digital oder analog relevant ist. Allen gemein ist aber, das Festhalten und Planen von Aufgaben.

Die Gemeinsamkeiten

Beide Plattformen gibt es in der Cloudversion und sind sofort einsatzbereit. Beide Tools sind zu empfehlen, sind weitverbreitet, erfreuen sich einer riesigen Community und gängigen Erweiterungen können integriert werden. Man kann sogar Jira Cloud in Asan integrieren. 🤓Die meisten Projektvorlagen die man auswählen kann, um schnell zu starten fühlen sich aber bei beiden Plattformen eher wie Bloatware an.

Asana wurde von zwei Facebook Mitarbeitern 2008 ausgegründet und hilft seitdem Teams dabei ihre Projekte zu organisieren. Genau wie bei Jira gibt es die Möglichkeit das Tool in kleinen Teams kostenlos zu nutzen. Das seit 2002 bestehende Jira des australischen Herstellers Atlassian (mittlerweile auch Trello Inhaber) ist in der Cloudversion für bis zu 10 Nutzer kostenlos. Asana kann auch für bis zu 15 Personen gratis getestet und nach dem Zeitraum weiterhin umsonst verwendet werden. Hierbei muss der Nutzer aber nach der anfänglichen Starter Lizenz durch ein automatisches Downgrade mehr funktionale Abstriche machen als bei Jira. Ähnlich wie bei Jira fällt die Übersicht der Aufgabenplanung in einem Zeitstrahl, sprich Roadmaps, weg.

Die Unterschiede

Bei Asana fallen zudem in der kostenlosen Lite-Version die Automatisierungen sowie das Erstellen von Formularen weg. Auch auf Dashboards sowie das Bearbeiten von Workflows muss man ohne dass man auf ein Bezahlmodel upgradet verzichten. Selbstverständlich ist das nur fair und angemessen. Die wenigsten Unternehmen stellen schließlich ihre gesamten Services dauerhaft kostenlos zu Verfügung. In den Bezahlversion ähneln sich hier die beiden Plattformen wieder. Das in Asana in der kostenlosen Version die Prioritäten für die Aufgaben nachträglich nicht hinzugefügt werden können muss man verschmerzen.

Dafür bekommt man bei Asana die Möglichkeit die Aufgaben eines Projektes in einer Liste, in so genannte Abschnitte einzuteilen.  Diese spiegeln sich dann als Spalten in einem Board wieder, analog zu den Status in Jira Boards.

In der Data Center Variante ist bei Jira die Verteilung auf mehreren Servern als On Premise Variante möglich. Bei Asana existiert dafür das Enterprise Angebot für Unternehmen mit besonders ausgeprägten Compliance Anforderungen.

Das Inline Bearbeiten auch außerhalb von Vorgängen, zum Beispiel das Bearbeiten von Board- oder Abschnittsnamen verläuft in Asana nahtlos. Hier lässt sich schnell mal ein komplettes Projekt, Board oder eine Spalte vom Nutzer selbst umbennen. In Jira ist die Konfiguration stark voneinander getrennt und zudem in eine Projekt-, System und Nutzeradministration aufgeteilt. Hier muss der Projektadministrator im Projektbackend oder die Teammitglieder in der Boardkonfigurationsansicht aktiv werden. Asana bietet in der Bezahlversion eine Adminkonsole. In diesen Konfigurationsbereichen ist in Jira für Admins eine granularere Konfiguration möglich als bei Asana. Alleine das Rollenkonzept ist in Jira etwas umfangreicher. Die Teamgemanagten Projekte ermöglichen den einzelnen Teammitgliedern in Jira jedoch sehr viele Möglichkeiten der Projektkonfiguration.

Die Sichtbarkeits- und Berechtigungseinstellung lässt sich in Jira so fein einstellen, dass einzelne Nutzer oder Gruppen einzelne Felder eines bestimmten Vorgangstypen nicht sehen können. In Asana sind unterschiedliche Vorgangstypen genauso wie eine Administrationsebene oder Backend nicht existent. Erst in der Enterprise Version können die Berechtigungseinstellung für Projekte in Asana angepasst werden. In Jira steht das alles schon in der kleinsten Instanz zur Verfügung.

Ein nettes Feature in Asana ist hingegen der Projektstatus, der anzeigt ob das Projekt beispielsweise in Verzug ist oder nach Plan verläuft. Hier muss man aber zwischen KI und manuellem ändern wählen. Bei Jira gibt es zwar keine direkte Auskunft über den Status eines Projektes, dafür hingegen unzählige Berichte, die anhand eines definierten zeitlichen Workloads (wie Sprints) viel detailreichere Auskünfte ermöglicht. Hierbei dient die Quote bereits abgearbeiteter und offener Vorgänge vertreten durch ihre Aufwände (Storypoints oder Zeiten) im aktuellen Zeitraum im Vergleich zum vorhergehenden Zeitraum und zur Deadline als grafische Indikatoren.

Andererseits ist die Abbildung eines Workloads und generell die Abbildung von solchen agilen Arbeitsweisen, wie das Arbeiten in Sprints in Asana nicht möglich. So kann hier kein Aufgabenpaket für einen Zeitraum geschnürrt werden. Stattdessen bietet Asana die Möglichkeit Aufgaben für den heutigen Tag einzuordnen, also eine Tages To-do Liste anzulegen.

Das Fehlen einer der gängigen Funktionen in Jira fällt in Asana besonders auf, die individuelle Vorgangssuche mit der nach einem oder mehreren Vorgängen gesucht werden kann, und zwar nach nahezu allen Vorgangsparametern. Jira bietet dafür sogar eine eigene Abfragesprache, die JQL, die Jira Querry Language. Asana hingegen erlaubt nur Abfragen der meisten gängigen Feldwerte, wie dem Bearbeiter.

In Asana können Projekte einfach kopiert und wiederverwendet werden, in Jira gibt es für jeden einzelnen Bereich wie Workflows, Eingabefelder und Berechtigungen Schemata die vom Jira Administrator zu Projekten und Rollen zugewiesen werden können. In Jira können zudem Vorgänge auf verschiedenste Art miteinander verknüpft werden, zum Beispiel so, dass zum Beispiel erst ein Vorgang abgearbeitet werden kann, bevor ein blockierter Vorgang bearbeitet werden kann. Das geht in Asana in der Premium Variante.

Die Liste bezieht sich nicht nur auf die Lite, sondern auch die Bezahlversion. Stand 01.2024

*Premiumfunktionen

Wann ist Asana und wann Jira die richtige Wahl

Jira bietet die Möglichkeit Projekte bis ins Feinste zu konfigurieren. Es ist in der Lage mit abertausenden Vorgängen umzugehen und verschafft projektübergreifend Überblick. Es ist das Produkt einer langen Tradition der Softwareentwicklung und das zeichnet sich auch ab. Überall wo unzählige Aufgaben oder Tickets eingehen und abgearbeitet werden müssen, ist Jira die richtige Wahl. Komplexere Softwareentwicklungsprojekte, IT Servicemanagement, Assetmanagement, Incidentmanagement, Jira. Es gibt wenig das nicht geht, aber nicht alles ist einfach in der Umsetzung, sondern bedarf das Geschick und vor allem die Weitsicht erfahrener Jira Administratoren. Die Konfiguration eines Schema oder das Verändern eines Vorgangstyps kann Auswirkungen auf unzählige Projekte haben. Kurzum, Jira ist mächtig und vor allem weit verbreitet. Das was Asana anbietet, klassiches Projektmanagement, das ist mit Jira zudem möglich, wäre aber in kleinen Teams mit Kanonen auf Spatzen geschossen.

Asana hingegen bietet einen sanfteren, nahezu spielerischeren Einstieg in das Themenfeld Projektmanagement. Eine Projektvorlage Bug Tracking ist dort ebenfalls zu finden, Jira bietet zum Beispiel für die Softwareentwicklung die Git Integration Bitbucket. Um die Erstellung einer Website oder kleine Webapplikation zu managen kann Asana aber schon ausreichen.

Am ehesten würde man Asana für kleinere bis mittlere Teams und bei wiederkehrenden von einander unabhängigen Aufgaben niedriger Komplexität empfehlen.

Wir helfen bei der Auswahl, Konfiguration und Anwendung der Tools. Zudem entwickeln wir individuelle Lösungen für beide Plattformen. Fragen Sie uns einfach an.