und wie man sie vermeiden kann
Seit über zehn Jahren begleiten wir nun schon mittelständige Unternehmen, Handelsketten sowie Konzerne auf ihren Wegen der Digitalisierung. Anfangs ging es darum analoge Prozesse, wie Bestellungen via Fax, durch zeitgemäße Technologien abzulösen. Mittlerweile geht es um die Verbesserung und Ablösung bereits seit Jahren eingesetzter digitaler Vorgehensweisen. Denn Digital ist das Analog von morgen. Zunächst lernen wir immer den Kunden, seine Branche und seine Dienstleistungen kennen. Anschließend befassen wir uns mit den Problembereichen und evaluieren die aktuelle Arbeitsweise, um daraus die Anforderungen der künftiger Lösungen abzuleiten.
Einiges hat sich seither beim IT Projektmanagement verändert. So ist der Einsatz von Anwendungen für Videokonferenzen wie MS Teams oder die Open Source Anwendung Jitsi glücklicherweise zur Selbstverständlichkeit geworden. Aktuell testet Microsoft die Einführung der neuen Spatial Audio Funktion. Dadurch wird der Sound über den linken oder rechten Kanal ausgegeben, je nachdem wo man sich mit seinem Avatar befindet.
Einerseits hat sich zwar das Medium der Kommunikation gewandelt, dadurch sind aber andererseits die Herausforderungen an die Kommunikation zusammen mit dem potentiellen Mehrwert gestiegen.
Hier möchten wir mit euch 5 grundlegende Kommunikationsfehler teilen, die von allen begangen werden und vor denen niemand gefeit ist. Jeder einzelne Punkt ist mit Tipps versehen, wie man den Fehler vermeiden kann. Denn die richtige Kommunikation trägt maßgeblich zum Projekterfolg bei, eine schlechte hingegen garantiert den Misserfolg.
- Kommunikationsfehler: Die falsche Menge
Egal ob Mail, Telefonat, Videokonferenz oder im Meetingraum: Zu viel, zu wenig oder schlimmstenfalls gar nicht zu kommunizieren hat fatale Auswirkungen auf das Projektmanagement. Es gibt Gesprächspartner, die in langen Schachtelsätzen ausufernd vom Hölzchen auf Stöckchen kommen und dadurch die Aufmerksamkeit verlieren.
Dann gibt es Meetingteilnehmer, die voraussetzen, dass man in ihren Kopf blicken kann und die deshalb den Kontext rund um eine Aussage einfach weglassen. Dadurch wird jede Aussage missverständlich und erzeugt beim Gegenüber Irritation. Dann müssen alle anderen nachfragen oder es entsteht ein falsches Verständnis. Zeitgewinn durch solch komprimierte Kommunikation: Gar keiner.
Was hilft
Egal wo man sich im Spektrum zwischen Plaudertasche und Theaterbesucher einordnet, wichtig ist, die Verortung zu kennen und sich der Auswirkungen bewusst zu sein.
Wem es schwer fällt, sich zu beobachten, der sollte einfach die Kollegen oder Freunde befragen. Die Selbstwahrnehmung kann meilenweit von der Realität abweichen.
Vor dem Versenden einer Mail, diese nochmal durchlesen und je nachdem zu welchem Typ man gehört, entweder jeden zweiten Satz streichen oder um einen erweitern. Gehört man zur Kategorie Phantom, dann gilt: Lieber eine kurze Mail senden, als gar keine.
Zeitlich begrenzte Redereihen absprechen: Jeder in der Runde muss sich zu einem Thema äußern und das zeitlich begrenzt. Jedes gängige Betriebssystem bringt hier grundlegende Boardmittel, wie einen Timer mit. Das hilft die Schweigespirale zu durchbrechen.
2. Kommunikationsfehler: Die falsche Art zu kommunizieren
Ein unausgewogenes Verhältnis von Emotion und Sachlichkeit ist eine weitere Herausforderung für die Kommunikation innerhalb des IT Projektmanagements.
Darüber hinaus sollte immer der thematische Kenntnisstand der Beteiligten berücksichtigt werden. Im Zweifelsfall gilt, lieber einen Sachverhalt allgemeinverständlich erklären, als dass der Großteil der Informationen ohnehin nicht ankommt. Für einen kurzen Moment mag man sich und die eigene Position profilieren, aber dem Projektverlauf ist so ein Verhalten nicht zuträglich.
Neben einer bewusst komplexen Darstellung, zu viel vorausgesetzten Fachwissen, ständig verwendeten Abkürzungen hat jedes Thema das Recht mit der gebührenden Tiefe behandelt zu werden. Egal ob bewusst oder unbewusst, klug ist es nicht, klug daher zu reden, so dass einen niemand in der Runde folgen kann. Denn der Projekterfolg ist davon abhängig, dass alle das gleiche Verständnis entwickeln.
Was hilft
Was hilft sind regelmäßige Sprechpausen während der Meetings. Diese bieten die Möglichkeit Verständnisfragen zu stellen und verhindern die Dominanz des Monologisieren. Zudem ist es hilfreich, wenn es sich um ein komplexes Thema handelt, das auch klar zu kommunizieren, genauso wie die Tatsache, dass die Vorerfahrung und der Wissensstand aller Anwesenden höchstwahrscheinlich unterschiedlich ausgeprägt sind.
Denn häufig möchte man den Sprecher schlichtweg nicht im Redefluss unterbrechen und zudem will auch niemand unwissend wirken. Auch hier sind die Folgekosten hoch, wenn die Gesprächspartner das Meeting verwirrt verlassen. Wenn darüber hinaus sogar aufgrund einer Mischung aus sozialer Erwünschtheit und Scham alle vom Gegenteil überzeugt sind, dann ist das ganze umso fataler.
Respekt vor dem Medium der Wahl. Wenn jemand in keinem Meeting die Kamera einschaltet, dann bringt es auch nichts das zu verlangen, um sie dahingehend zu erziehen. Die Person wird sich dadurch nur umso unwohler fühlen und dies auch während des Meetings passiv zum Ausdruck bringen. Umgekehrt gilt, dass wenn es einen nicht wehtut, so sollte man sich immer dem Verhalten der Gruppenmehrheit anpassen.
Insbesondere bei Mails ist es für den Adressaten oft schwierig, den Tonfall richtig einzuschätzen. Hier gilt es, lieber Freundlichkeit verbal zu unterstreichen und positiv konnotierte Begriffe zu verwenden.
Tipp Kamera einschalten, um sich auch einmal selbst zu beobachten.
Und falls die Gespräche durch die Einwilligung aller aufgezeichnet werden, sollte man sich die Aufzeichnung aus demselben Grund anschauen. Je weniger Lust man darauf hat, sich selbst zu beobachten, desto wichtiger ist es, das zu tun, um daraus zu lernen. Jede kleinste Verbesserung im Verhalten ist besser als zu stagnieren.
3. Kommunikationsfehler: Falsche Vor- und Nachbereitung
Keine Agenda, keine Dokumentation, keine Gesprächsprotokolle bedeuten aus den Augen aus dem Sinn und das Aus des Projekts. Unklare oder dezentral organisierte Aufgabenverteilung verpassen dem Projekt dann den Todesstoß. Auch die Terminfindung fällt schwerer, ist das Meeting erstmal vorbei.
Was hilft
Sind mehrere Personen an dem Projekt beteiligt und gehören zudem unterschiedlichen Stakeholdern an, sollte man sich direkt im Anschluss intern besprechen, um das gemeinsame Verständnis auszuloten.
Zudem sollten Wiederholungstermine direkt während des Meetings festgelegt oder noch besser Terminketten eingerichtet werden. Zu jedem Termin sollte eine Agenda frühzeitig mitgesendet werden.
Eines der Hauptprobleme des Projektmanagements ist dezentrale Aufgabenverwaltung in dutzenden lokal abgelegten Dokumenten. Checkboxen in Powerpoint, alles schon gesehen. Hier helfen zentrale Anwendung für die Aufgabenverteilung. Für einen niederschwelligen Einstieg ist ASANA und Trello geeignet, für mittleres und komplexes Projektmanagement eignet sich Jira hervorragend. In Verbindung mit dem Wiki Confluence aus demselben Haus Atlassian ist auch die Dokumentation einfach. Die Wahl des Medium und der Software ist die Basis einer guten Projektorganisation und Kommunikation.
4. Kommunikationsfehler: Falsches Timing
Am Timing kann mehr falsch als richtig sein. Beginnen wir mit dem Projektbeginn.
Oft wird man als externer Dienstleister zu Rate gezogen, wenn das Kind bereits in den Brunnen gefallen ist. Dazu kommen noch dutzende Selbstversuche, so dass der Brunnen voller Gartengeräte steckt, die man reingeworfen hat, um zu schauen, ob eine Leiter daraus wird.
Was hilft
Nicht zögern, eine Anfrage an den Dienstleister zu stellen, selbst wenn es noch einige Unklarheiten gibt. Zuallererst ist es viel kostspieliger nach dutzenden Fehlversuchen sich einen Überblick über das aktuelle Projekt, seinen Status und dem „was bisher geschah“ zu verschaffen. Und als ob das noch nicht ausreichen würde, kann der Dienstleister zum Jahresende, wenn das Budget eingesetzt werden muss, nicht mehr genügend Ressourcen freistellen.
Darüber hinaus ist der Druck ein gänzlich anderer, je weiter der Projektverlauf fortgeschritten ist. Aus einer realistischen Planung mit realisierbaren Meilensteinen werden plötzlich waghalsige Deadlines und Zugeständnisse. Getreu dem Motto „Wenn ein Entwickler 100 Tage benötigt, um die Anwendung fertigzustellen, schaffen es 100 Entwickler an einem Tag“ werden in torschschlusspanischen Anfällen unzählige Personen involviert.
Aber auch der Zeitpunkt gesendeter Mails, Einladungen und den Meetings selbst hat einen Einfluss auf den Projekterfolg. Klassiker hierbei sind Termine am Freitagnachmittag und Montag früh (zum selben Projekt) sowie Mails die um 23:45 Uhr oder 2 Minuten vor Meetingbeginn eingehen. Das soll es ja geben, kommt aber nur beim Sender gut an. In 100 % der Fälle wird dadurch nur der Druck beim Gegenüber erzeugt.
Was hilft
Es nicht zu tun. Alle gängigen Mailclients erlauben mittlerweile das terminierte Versenden.
Zu häufiges Treffen ist genauso kontraproduktiv wie zu seltenes. Jedes Projekt ist genauso individuell wie sein Team. Auch hier gilt es sich kontinuierlich zu hinterfragen, ob das Intervall sowie die Dauer der Meetings angemessen sind. Hier gilt es einen Kompromiss zu finden, denn es wird immer Personen geben, für die noch nicht alles geklärt ist, die die von ihren letztem Urlaub etwas zu ausführlich berichten aber auch diejenigen, für die wirklich jedes Meeting Zeitverschwendung ist.
Apropos Urlaub. Eine der trivialsten Aspekte des Timings ist schlichtweg die Abwesenheit. Kurz gesagt: Jedes Jahr kommen Weihnachten und die Sommerferien ganz überraschend. Hier hilft nur sich während den Hauptevents darauf einzustellen, dass zu diesen Zeitpunkten mindestens die Hälfte des Projektteams nicht reagiert. Alles andere ist naiv. Darüber hinaus breitet sich bereits eine Woche vor der Urlaubs- und Ferienzeit eine Art der Unruhe aus, die daher resultiert, noch alles vorher erledigen zu wollen und klarzustellen, während der Abwesenheit nicht tangiert zu werden. Hier herrscht einiges an Frustpotential.
Welch anderen Tipp soll man nur geben außer dem, damit zu rechnen, dass Menschen nicht immer erreichbar sind.
Zum Schluss des Termins sollte man nicht zu lange zögern, Aufgaben und die Gesprächsergebnisse zu dokumentieren. (Jira und Confluence lassen grüßen) Wer sich nicht aus dem Stehgreif daran erinnern kann, was er gestern alles gegessen hat, der sollte auf gar keinen Fall mit der Gesprächsdokumentation warten.
5. Kommunikationsfehler Nicht visualisieren
Nahezu jedes Videokonferenztool bietet die Möglichkeit den Desktop zu teilen und kostenlose (zumindest in der Liteversion) Whiteboard Anwendung, wie Figma Jam oder Miro gibt es haufenweise. Aber wenn es um das Visualisieren von Problemen und Lösungsansätze geht, dann scheint eine regelrechte Phobie zu existieren. Dabei verarbeiten wir Informationen kognitiv besser, wenn diese auch über visuelle Reize geleitet werden.
Was hilft
- Vor Meetingbeginn bereits Dokumente parat halten, die lohnenswert sind zu präsentieren.
- Sich mit Webanwendungen vertraut machen, mit denen man Organigramme, Wireframes, Mockups oder einfach nur freie Skizzen erstellen können.
- Professionelle Workshops für Sketchnotes buchen.
Fazit
Was die Kommunikation angeht, lässt sich kaum einer etwas sagen. Dass man sich durch falsche Kommunikation nur selber und dem Projektverlauf schadet, sollte stärker im Bewusstsein verankert sein.
Was immer hilft ist
- Selbstreflexion durch Beobachtung und Analyse oder Feedback durch Dritte
- Kommunikation ernst, aber bitte nicht zu ernst nehmen
- Dieselbe Botschaft kann an einem anderen Tag zu einer anderen Uhrzeit ganz anders wirken. Dieses Phänomen sollte man für sich nutzen und nicht gegen (Abends Mails zu verschicken kommt nie, wirklich nie gut an)
- Nutzt zeitgemäße Anwendung für das Projektmanagement, wie Jira oder ASANA, nur dort können Verantwortungsbereiche und Aufgaben zentral verwaltet und der aktuelle Aufgabenstatus eingesehen werden. Aufgabenlisten in Excel sind wirklich nicht notwendig und lassen sich kaum bändigen.
- Einen gemeinsamen Nenner finden. Menschen sind verschieden und jeder sollte in der Lage sein, aufeinander zuzugehen.
- Wem gutes IT Management schwer fällt, der sollte nicht zögern, frühzeitig professionelle Unterstützung anzufragen. Wir helfen gern und kompetent!