Die Suche nach der perfekten Unternehmenssuche
Bei nahezu all unseren Kunden geht es früher oder später darum, aus einer Vielzahl an Informationen die richtige herauszufinden. Je mehr Informationen sich ansammeln, desto schwieriger gestaltet sich diese Aufgabe. Wenn die Daten, also die Grundlage der Informationen, dann noch kaum strukturiert sind, Doppellungen existieren und verstreut sind, dann wird es höchste Zeit sich dem Thema der Suche intensiver zu widmen.
Die Frage danach, was eine schlechte Suche ist, ist schnell beantwortet: Immer die, an die man sich zuletzt erinnert. Denn Schlechtes bleibt im Gedächtnis. Die Frage danach, was eine gute Suche ausmacht, gestaltet sich als gar nicht so einfach. Oft hört man von Auftraggebern und Endanwendern ungefähr Folgendes: „Na, dass ich finde wonach ich suche!.“ Dabei beginnt meist alles mit Altlasten. Seit Jahren wird eine bekannte Anwendung verwendet, an die sich alle gewöhnt haben, es aber eigentlich nie wollten. Aus Scham die Reißleine zu ziehen wird alles so gelassen, wie es ist. Dadurch entsteht Frust und Sätze wie der folgende: „Ich finde NIE das was ich suche!“ Diese Äußerung sollte man ernst nehmen, denn leider und zurecht lässt sich die Google Suche nicht einfach auf die internen Unternehmensinformationen stülpen. Die gute Nachricht ist jedoch, dass es Möglichkeiten gibt, die Enterprise Search zu optimieren.
Als Softwareunternehmen entwickeln wir nicht nur Software, sondern wir unterstützen auch den Umgang damit. So hat sich durch hunderte Beratungs- und Trainingsstunden einiges zum Thema „Unternehmenssuche“ angesammelt. Darauf basierend haben wir eine Liste mit 5 einfachen Tipps für eine gute Suche zusammengestellt.
1. Verständnis für den Akt des Suchens entwickeln
Problem:
Alle beißen sich die Zähne aus, an der Umsetzung einer guten Suche. Dabei wird eine der stärksten Erfolgsfaktoren oft außen vorgelassen; die suchende Person selbst.
An der Universität war das sogenannte Propädeutikum für das allgemeine wissenschaftliche Arbeiten nicht gerade beliebt. Warum sollten Personen, die bereit sind sich der Quantenphysik zu widmen lernen wie man ein Buch findet? Diese Einstellung recht sich. Menschen neigen dazu dem Erlernen insbesondere vermeintlich einfachen Aufgaben wenig Aufmerksamkeit schenken zu wollen. Man ist ja kein Depp. Diesen Zahn gilt es zu ziehen. Recherchearbeit ist durchaus nicht trivial und sollte aktiv vermittelt werden.
Hier der Tipp:
Menschen sind bei Lebensumbrüchen eher zu Verhaltensänderungen bereit also auch aufnahmebereiter für das Erlernen von Neuem. Die Verwendung der Wissensdatenbanken und deren Recherchetools sollte deshalb als festen Bestandteil in die Einarbeitung neue Mitarbeiter*innen integriert werden. Was finde ich wo und wie, das gilt es aktiv zu vermitteln. Falls das nicht vermittelt werden kann, dann ist das erst recht ein Grund sich dem Thema nochmals zu widmen.
Digitale Cheatsheets zu den wichtigsten Themen helfen dabei, neuen Mitarbeiter in der Einarbeitungszeit nicht mit Informationen zu überfrachten und das Unterfangen nicht wie ein trockenes Propädeutikum wirken zu lassen.
2. Platzierung der Suche: Nicht nach der Suche suchen müssen
Das Suchen nach Informationen ist eine elementrare Funktion nahezu jedweder Webanwendungen und dennoch sucht man sich manchmal schon bei der Suche nach der Suche einen Wolf. Ob bei der gezielten Suche nach einem Streifen im Streaminganbieter der Wahl oder der Produkt-ID im ERP System spielt keine Rolle, die Suche sollte prominent platziert und immer erreichbar sein. Wie oft hat man schon mit der Maus seine Kreise gezogen, wie ein Kombi auf einem vollen Parkplatz. Warum alle „googlen“ und nicht „bingen“ liegt nicht an den Algorythmen, sondern an dem prominent platzierten Sucheingabefeld. Losgelöst steht es da, ohne dass Augen und Nerven gereizt werden.
Weitere Funktionen zum Verfeinern der Suche wie Filter, Sortierung- und Gruppierungsmöglichkeiten können zu einem späteren Zeitpunkt und durch aktives Aufrufen in Erscheinung treten.
3. Entscheidung für eine oder mehrere Suchen
Sollten Nutzer lieber alles in einem Suchfeld eingeben können oder sollte die Suche auf mehrere Eingabefelder oder gar Bereiche verteilt werden? Das kommt auf die Informationsart und den Erfahrungsreichtum der Nutzer an.
Problem
Angenommen man nimmt das Handy in die Hand und will einen Kontakt anrufen, sagen wir einen guten Freund. Würde man dann die Nummer des Freundes googlen? Wohl kaum, jeder würde die Suche des integrierten Telefonbuchs verwenden. Manchmal reicht eine Suche eben nicht aus. Problematisch wird dass nur, wenn an einer vollkommen anderen Stelle gesucht wird.
Lösung: Eine Suche für alles
Eine Suche für alles lohnt sich dann wenn die Daten ordentlich strukturiert sind, alle Informationen auch indiziert werden können und die Informationen nicht unbedingt überlebenswichtig sind. Zum Beispiel eher Informelle Informationen, die nicht einhunderpronzentig in richtig oder falsch eingeordnet werden können.
Lösung: Mehrere Suchen für Verschiedenes
Mehrere Suchen, die unterschiedliche Sektionen durchsuchen bieten sich dann an, wenn diese Sektionen voneinander getrennt liegen und wenig miteinander zu tun haben.
Lösung: Mehrere Suchfelder in einer Suche
Das lohnt sich, wenn ein Part der Suche bekannt und andere Parts variable oder unbekannt sind aber in Verbindung zueinander stehen.
Auf die Art können die einzelnen Suchparameter effektiver ergänzt oder ausgetauscht werden, falls die Suche nicht zum gewünschten Ergebnis geführt hat oder ausgeweitet werden soll.
4. Offenlegung der Suchalgorythmen
Genauso wichtig wie die Anzahl und Anordnung der Suchfelder ist das Offenlegen welche Suche was findet, wie arbeitet und wie deren Suchergebnisse aufgebaut sind.
Was genau wird eigentlich angezeigt, ist das Wissen aktuell und verifiziert oder veraltet? Was wird als erstes angezeigt und warum? Das sind Fragen, die der Nutzer durch eine gut erreichbare Hilfe beantworten können muss. Diese Metaangaben die die Suchtreffer beschreiben werden unserer Erfahrung nach zu oft weggelassen. Die Beschreibung der Suchtreffer ist jedoch elementar für das nachhaltige Befähigen zur gezielten Suche.
5. Informationen die durchsucht werden sollen vorher strukturieren
Wissen das nicht geordnet vorliegt, lässt sich auch nicht mit einer intelligenten Suche nutzen. Das ist so, als ob ich den Heuhaufen aus einem Flugzeug abwerfe und dann nach der Nadel suche. Zunächst gilt es sich einen Überblick über alle Informationen, deren Format und Zusammenhänge zu verschaffen, um sie anschließend zu vereinheitlichen und sich allem Überblüssigen zu entledigen. Funktionen wie ein Archiv oder die Versionierung helfen insbesondere Menschen mit Datensammelleidenschaft dabei, aufzuräumen ohne Wissen zu entbehren.
Es gäbe noch viel mehr Faktoren, die eine gute Unternehmenssuche definieren. Wie man sieht, geht es im ersten Schritt darum verstärkt den Nutzer und sein Suchverhalten mit einzubeziehen, Daten zu strukturieren und die Suche nach Informationen als gar nicht so triviale Aufgabe zu verstehen. Erst dann kann die Suche mit verschiedenen Methoden zu einer leichtgängigen und frustfreien Aufgabe gemacht werden.