Eine Entscheidungshilfe

Durch die aktuellen Lockerungen rücken einige Veranstaltungsformate wieder in den Bereich des Möglichen. Da stehen einige vor der Entscheidung, lassen wir eine Veranstaltung stattfinden und wenn ja, in welcher Form? Vor Ort, mit Einhaltung des Mindestabstands, oder digital? Wir werden in diesem Beitrag auflisten, welche Gründe für eine Präsenzveranstaltung sprechen und welche für digitale Seminare, also so genannte Webworkshops. Ob wir als IT-Unternehmen immer die digitale Form bevorzugen, das erfahrt ihr ebenfalls in dem Artikel. In erster Linie gelten unsere Empfehlungen für Trainings / Workshops, also nicht unbedingt für Live Konzerte von Depeche Mode Coverbands. Zudem werden weder moralische noch medizinische Ratschläge gegeben, ob eine Präsenzveranstaltung sinnvoll ist!

Zunächst einmal, was sind Webworkshops?

Webworkshops sind Seminare, die übers Internet stattfinden. Dazu muss zumindest der Anbieter oder die Teilnehmer die entsprechende Softwareausrüstung für beide Parteien bereitstellen. Bei Webanwendungen genügt meist ein installationsloser Zugang.

Worauf muss ich bei der Durchführung von Webtrainings achten?

In den seltensten Fällen wird der Anbieter das Tool für den Online Workshop nicht bereitstellen können. Jedoch kann es sein, dass auf Seiten des Kunden schon eine bevorzugte technische Infrastruktur vorherrscht und auf einen Softwareanbieter des Vertrauens (wie z.B. Microsoft Teams oder Cisco Webex) gesetzt wird. Dann sollte man (allein aus Datenschutzgründen) auch darauf zurückgreifen.

Hinzu kommt, dass die Teilnehmer meist schon genug Neues in einer Trainingseinheit lernen. Müssen sie sich auch noch in das von den Trainern bereitgestellte Tool einarbeiten, kann es sein, dass sie den Umfang der Webanwendung nicht ausschöpfen können. Auf diese Art bleiben dann beispielsweise Fragen im Chat aus, weil Teilnehmer nicht gleichzeitig dem Onlineworkshop folgen und die Chatfunktionen bedienen können (bzw. gar nicht erst finden).

Egal ob die Webanwendung vom Trainingsanbieter oder aus dem Portfolio des Unternehmens stammt, in beiden Fällen hilft eine kurze Onboarding Phase, in der kurz der Aufbau des Programms erklärt wird. Nur weil die Software bereits seit längerer Zeit in einem Unternehmen genutzt wird, heißt das nicht, dass die Teilnehmer im Laufe der Betriebszugehörigkeit genug Gelegenheiten bekommen haben, deren Funktionen kennenzulernen. Erst Anfang des Jahres hat die KfW eine Studie zur verbreiteten Digitalkompetenz im Mittelstand veröffentlicht. Spoiler Alarm: Die könnte besser aussehen. Auch wenn zu viel Zeit zwischen den digitalen Trainings lag, die ein Teilnehmer mitgemacht hat, kann das Gelernte nicht mehr sofort abrufbar sein, oder sich die Webanwendung durch ein Redesign zu stark verändert haben. Beides Szenarien, die wir kontinuierlich erleben.

Hierbei helfen:

1. 1. Eine aussagekräftige Einladung mit allen notwendigen Zugangs- und Kontaktdaten. Funktionierende Links und kurze Tokens (Gerade wenn es schnell gehen muss, hat niemand Zeit, einen zwanzigstelligen Buchstabenzahlencode einzutragen. Für eine dennoch gute Entropie empfehlen wir Passphrasen.
   2. Einen Reminder am Tag zuvor! Wird gerne vergessen und die Einladungsmail verschwindet unter den dutzenden anderen Mails, die in der Zwischenzeit eingetroffen sind.
   3. Eine frühzeitige Check-in Phase, die auch in der Einladung klar kommuniziert wird. Wir empfehlen, die Zugänge zur Trainingsplattform 30 Minuten vorher für die Trainer zu öffnen und 20 Minuten vorher für die Teilnehmer. Das bietet genug Zeit, um alles ein- und sich zurechtzufinden. Weniger auf keinen Fall. Personen können sich ja dennoch später einloggen.
   4. Eine frei zugängliche Webmeeting Testinstanz zum verproben für die Teilnehmer (schadet nicht).

Technikpaten: Jeder hat Wissen, das er teilen kann und jeder hat Wissenslücken, die man füllen kann. Warum sollte man nicht Töpfe und Deckel zusammenführen? Ein Technik-Pate oder eine Technik-Patin hilft Neueinsteigern oder Personen mit weniger Vorerfahrung dabei weniger Arbeitsressourcen und Elan an Trial and Error Vorgehen zu verschwenden. Wichtig hierbei ist, Scham abzubauen. Nur weil jemand nicht mit einer komplexen Anwendung umgehen kann, heißt das nicht, dass er oder sie zwei linke Hände hat.

Klingt alles selbstverständlich? Die Erfahrung lehrt… ist es aber nicht.

Sind Übungsphasen in Webworkshops möglich?

Grundsätzlich ja. Einige Webmeeting-Anwendungen bringen die Möglichkeit mit Separees (eigene Räume für wenige Personen) zu erstellen. Allerdings haben Trainer während dieser Phase einen eingeschränkten Überblick über den Übungsverlauf.

Hierbei Helfen:
1. Webanwendungen für Webworkshops mit Screensharing und Separee Funktionen
2. Stippvisiten der Trainer in den Separees
3. Klare Aufgabenstellung, die zu jedem Zeitpunkt eingesehen werden kann.
4. Gezielte Retrospektiven
5. Musterlösungen, die auch im Anschluss verteilt werden
6. Kleine Übungsgruppen mit nicht mehr als vier Teilnehmern.
7. Möglichst keine Einzelaufgaben, da der Nutzer schwierig Verständnisfragen stellen noch Unterstützung durch Teammitglieder bekommen kann.

Was muss ich bei Präsenzveranstaltungen beachten

Die gute alte Präsenzveranstaltung. Contra: Lange Anfahrtswege, erhöhter organisatorischer Aufwand in der Coronazeit (auch bei An- und Abfahrtswegen). Eisbrecher- und Teambuildingmaßnahmen zur Stärkung des Involvements sind nur schwer möglich, da sie oft engeren Kontakt fordern. Genauso wie Gruppenübungen.
Warum sollte man also bei Trainings auf das Seminarformat setzen?

Pro: Visuelles Feedback: Oft ist bei digitalen Workshopanwendungen im nicht Enterprise Sektor bei mehr als acht Personen Schluss, was die Videoübertragung angeht. Ab dann geht nur die Soundübertragung reibungsfrei. Zugegeben, der ist auch letztendlich entscheidend, aber akustisches Feedback ist selten gut. Denn maximal hört man ein Schnauben oder Stöhnen, in den meisten Fällen eine gleichgültige Geräuschkulisse, wie das Piepsen einer Microwelle. Viel nützliches Feedback geht ohne direkten Sichtkontakt verloren, selbst wenn man anhand der Stimme hören kann, in welchem Gemütszustand sich ein Gegenüber befindet, da unsere Gesichtsmuskeln unsere Stimme färben. Das gilt jedoch nur für geübte Gesprächspartner.

Streitpunkt Übungen: Sicherlich ist die Gruppendynamik während Präsenzveranstaltungen eine andere. Das ist aber abhängig von soziometrischen Faktoren. Hierbei hälfen nur bis zu einem gewissen Grad Aktivierungsstrategien.

Fazit

Die Entscheidung, ob ein Training, Workshop oder eine ähnliche Veranstaltung virtuell oder vor Ort durchgeführt werden sollte, ist keine Frage danach, wie technisch versiert die Teilnehmer sind, sondern eine Frage danach, ob sie genug Unterstützung bekommen, die Webanwendung nutzen zu können. Es ist eine Frage der Firmenphilosophie. Gerade wenn Personen wenig Erfahrungen mit Webanwendungen gemacht haben lohnen sich Webworkshops. Warum? In den meisten Fällen bieten Webanwendungen für Trainings grundlegende Funktionen von komplexeren Anwendungen. Dadurch erlernen die Nutzer die Grundelemente von Webanwendungen (log-in Masken, Screensharing, Status, Gesprächhistorien und und und.) Ein Basiswissen, das in einer Zeit, in der immer mehr Arbeitsbereiche IT-gestützt sind, nur förderlich ist. Die Devise lautet hier. Lieber mit weniger komplexen Anwendung, das Arbeiten mit Webtools erlernen.

Letztendlich ist die Entscheidung, ob ein Workshop online oder vor Ort durchgeführt wird eine Einzelfallentscheidungen und die entscheidenden Faktoren sind zahlreich. Von diesen Faktoren haben wir nur einige wenige aufgelistet. Auch hybride Formen sind denkbar.
Wir wünschen gutes Gelingen bei euren Trainings, egal für welche Form ihr euch entscheidet. Sollen wir hier einen Punkt mit einbringen, den wir vergessen haben, dann schreibt uns. Braucht ihr Unterstützung bei der Vorbereitung bzw. Durchführung eurer Webworkshops oder Seminare, dann schreibt uns ebenfalls.

Euer Scitotec Team