Reisekosten­abrechnung für Confluence

Die „Traveling Expenses Report App“ ist eine standardisierte, teilautomatisierte Verwaltung der Reisekostenabrechnung im Confluence-Wiki.

Viele der täglichen Arbeiten in Unternehmen können heutzutage vom Rechner im Büro aus erledigt werden. Telefonkonferenzen werden längst durch HD Videokonferenzen ergänzt. Doch wer glaubt, dass Geschäftsreisen / Dienstreisen dadurch entfallen, irrt sich gewaltig. Remotework wird zwar immer effektiver, Arbeiten vor Ort sind aber nach wie vor unumgänglich. Auch bei uns fallen in regelmäßigen Abständen Geschäftsreisen an, sowohl bei der Geschäftsleitung als auch bei den IT-Trainern und Entwicklern. Ob Kundengespräch, Schulungen oder Weiterbildungsmaßnahmen, Beweggründe für die Dienstreise gibt es immer. 2017 waren es 187 Millionen Geschäftsreisen von Mitarbeitern deutscher Unternehmen. Alle, die schonmal dienstlich unterwegs waren, wissen:

Eine Geschäftsreise endet nicht mit der Rückkehr

Geschäftsreisen müssen dokumentiert, verwaltet und abgerechnet werden. Selbstverständlich möchte niemand auf den Kosten sitzenbleiben, die für die Ausübung des Berufs notwendigerweise aufgewendet wurden; weder Mitarbeiter noch Arbeitgeber. Bei der Abrechnung von Geschäftsreisen gilt es einige gesetzliche Vorgaben zu beachten. Das hört sich schon nach aufwändigem Papierkram an, ist es auch. Es sei denn, man digitalisiert und teil-automatisiert solche Prozesse. So wie wir es getan haben.

Am Ende einer jeden Geschäftsreise steht der Papierkram. Und dieser Papierkram steht zwischen einer zügigen Rückzahlung von Arbeitgebern und Angestellten sowie zwischen Finanzamt und Unternehmen.

Unsere Lösung

Aus diesem Grund haben wir eine Anwendung entwickelt, mit der Reisekostenabrechnungen innerhalb von Confluence digital erstellt werden können. Confluence von Atlassian ist eine Unternehmensanwendung, mit der im Stil eines Wikis Unternehmensinformationen dokumentiert und protokolliert werden können. Wie viele der Anwendungen der Atlassian Produktpalette können auch für Confluence Apps in Form von Plug-in oder Add-ons entwickelt werden, um die Funktionen zu erweitern. Unsere App Traveling Expenses Report, gliedert sich dabei vollständig in Confluence ein, ist leicht zu bedienen und hält sich an die nötigen gesetzlichen Vorgaben.

Ursprünglich nur als Inhouselöung für unsere eigene Reisekostenverwaltung angedacht, war unsere Geschäftsführung so sehr von der Anwendung überzeugt, dass wir sie ab sofort auch zum Verkauf im Atlassian Marketplace anbieten. Der Anwender wird durch fünf kurze Abschnitte geleitet, bis er im letzten Schritt die Reisekostenabrechnung in jedwedes gängiges Format exportieren und natürlich in Confluence dokumentieren kann.

Durch die teilforcierten Eingabefelder sind die Reisekostenabrechnungen aller Mitarbeiter hochgradig standardisiert. Das freut die Buchhaltung, die Behörden und letztendlich die Mitarbeiter, die sich auf Ihre eigentlichen Aufgaben konzentrieren können.