Traveling Expenses Report
Reisekostenabrechnung direkt in Confluence
Reisekosten erfassen, Verpflegungspauschalen berechnen und Belege dokumentieren – direkt in Confluence.
Für Unternehmen in Deutschland und Österreich, die Confluence Cloud bereits einsetzen und ihre Reisekostenabrechnung ohne zusätzliches Reisekostensystem abbilden möchten.
Ausgangslage
Reisekostenabrechnung ohne zusätzliche Insellösung
Reisekostenabrechnungen werden in vielen Unternehmen noch über Excel-Dateien, PDF-Formulare, E-Mails oder separate Anwendungen abgewickelt. Das führt zu Medienbrüchen, zusätzlichen Arbeitsschritten und uneinheitlichen Abläufen.
Wenn Confluence bereits als zentrale Arbeitsplattform eingesetzt wird, muss die Reisekostenabrechnung nicht in einem weiteren System stattfinden. Traveling Expenses Report integriert den Prozess direkt in die bestehende Confluence-Umgebung.
Ablauf
So funktioniert die Reisekostenabrechnung in Confluence
Reisekostenabrechnung anlegen
Der Benutzer erstellt eine neue Confluence-Seite und fügt das Makro "Reisekostenbericht" ein. Anschließend öffnet sich der Assistent zur Erfassung der Dienstreise. Der Seitentitel wird später automatisch aus den eingegebenen Reisedaten erzeugt und kann individuell konfiguriert werden.
Reisedaten eingeben
Reiseziel, Zweck, Zeitraum und weitere Angaben zur Dienstreise werden Schritt für Schritt im Assistenten erfasst.
Kosten und Verpflegung erfassen
Der Benutzer ergänzt Fahrt- und Übernachtungskosten, bereitgestellte Mahlzeiten sowie weitere Ausgaben. Die entsprechenden Verpflegungspauschalen werden auf Grundlage dieser Angaben automatisch berechnet.
Abrechnung abschließen und weitergeben
Nach Abschluss des Assistenten erscheint die fertige Reisekostenabrechnung strukturiert auf der Confluence-Seite. Dort können Belege ergänzt und die Abrechnung anschließend geteilt, ausgedruckt oder weitergegeben werden.
Funktionen
Funktionen der Reisekostenabrechnung für Confluence
Geführter Assistent für einheitliche Reisekostenabrechnungen
Der Assistent führt Mitarbeiter strukturiert durch alle erforderlichen Angaben einer Dienstreise. Eingabefelder und Validierungen sorgen für ein einheitliches Format und reduzieren unvollständige Angaben.
Automatische Berechnung der Verpflegungspauschalen
Anhand von Reisezeitraum und Angaben zu bereitgestellten Mahlzeiten berechnet Traveling Expenses Report die hinterlegten Verpflegungspauschalen für Deutschland und Österreich automatisch. Eine separate Berechnung in Excel ist nicht erforderlich.
Fahrtkosten und Kilometergeld berücksichtigen
Fahrten mit dem privaten Fahrzeug lassen sich direkt innerhalb der Abrechnung berücksichtigen. Auf Grundlage der angegebenen Kilometer berechnet die App die hinterlegte Kilometerpauschale.
Belege direkt in Confluence ablegen
Quittungen, Hotelrechnungen, Tickets und weitere Nachweise können auf der zugehörigen Confluence-Seite gespeichert werden. Damit bleiben Abrechnung und Dokumente an einer zentralen Stelle miteinander verbunden.
Standardisierte Ausgabe und PDF
Nach Abschluss der Eingabe stellt die App alle Angaben in einer einheitlich aufgebauten Reisekostenabrechnung dar. Diese kann bei Bedarf gedruckt oder als PDF weitergegeben werden.
Alle Reisekostenabrechnungen zentral im Blick
Mit dem Makro "Reisekostenabrechnungsliste" lassen sich erfasste Reisekosten übersichtlich auf einer beliebigen Confluence-Seite darstellen.
Die sortierbare Tabelle zeigt Reisedatum, Reiseziel, Reisezweck und Gesamtbetrag. Über den direkten Link gelangt der Benutzer unmittelbar zur jeweiligen Reisekostenabrechnung.
Nutzengruppen
Für Mitarbeiter, Buchhaltung und Administration
Für Mitarbeiter
Reisekosten lassen sich in der bereits vertrauten Confluence-Umgebung erfassen. Wiederkehrende Berechnungen übernimmt die App, während Belege und Abrechnung an einer Stelle zusammenbleiben.
- weniger manuelle Arbeit
- vertraute Confluence-Umgebung
- einheitlicher Ablauf
- Abrechnung und Nachweise an einer Stelle
Für Buchhaltung und Verwaltung
Einheitlich aufgebaute Reisekostenabrechnungen erleichtern die weitere Bearbeitung. Wichtige Angaben liegen in einer festen Struktur vor und können über die Reisekostenabrechnungsliste zentral aufgerufen werden.
- einheitlich aufgebaute Abrechnungen
- weniger fehlende Angaben
- bessere Nachvollziehbarkeit
- weniger Rückfragen
Für Confluence-Administratoren
Die Reisekostenabrechnung wird innerhalb der vorhandenen Confluence-Umgebung umgesetzt. Konfiguration und Nutzung orientieren sich an den bekannten Mechanismen von Confluence.
- Integration in die bestehende Plattform
- zentrale Konfiguration
- keine separate Reisekostenanwendung
- Nutzung der vorhandenen Confluence-Strukturen
Länderabdeckung
Reisekosten für Deutschland, Österreich und Auslandsreisen korrekt abbilden
Traveling Expenses Report unterstützt Dienstreisen im In- und Ausland. Die Anwendung berücksichtigt die hinterlegten Verpflegungs- und Kilometerpauschalen für Deutschland, Österreich sowie länderspezifische Pauschalen bei Auslandsreisen.
Bereitgestellte Mahlzeiten werden automatisch in die Berechnung einbezogen. So müssen Mitarbeiter relevante Pauschalen nicht selbst recherchieren oder in eigenen Tabellen verwalten.
Datenschutz & Betrieb
Datenschutz und Betrieb in der Atlassian Cloud
Traveling Expenses Report ist für Confluence Cloud entwickelt und wird über den Atlassian Marketplace bereitgestellt.
Die App ist im Marketplace als "Runs on Atlassian" gekennzeichnet. Für die Speicherung der Reisekostendaten ist daher kein separater Scitotec-Server erforderlich.
Abrechnungsdaten, Belege und zugehörige Informationen verbleiben innerhalb der Atlassian-Umgebung des Kunden.
FAQ
Häufige Fragen zur Reisekostenabrechnung in Confluence
Für welche Confluence-Version ist Traveling Expenses Report verfügbar?
Traveling Expenses Report wurde speziell für Confluence Cloud entwickelt. Eine Version für Confluence Server oder Confluence Data Center wird derzeit nicht angeboten.
Wie werden unterschiedliche Reisekostenregeln für Deutschland und Österreich berücksichtigt?
Für Deutschland und Österreich lassen sich länderspezifische Regeln hinterlegen. Dazu gehören unter anderem Vorgaben für Abzüge bei bereitgestellten Mahlzeiten sowie die Berechnung von Kilometerpauschalen beziehungsweise Kilometergeld. So kann die Abrechnung an die jeweiligen nationalen Regelungen angepasst werden.
Wie werden Änderungen bei Pauschalen oder Länderregeln berücksichtigt?
Verpflegungspauschalen und weitere länderspezifische Werte werden über die Administrationsoberfläche gepflegt. Dadurch lassen sich Änderungen an Pauschbeträgen oder Berechnungsregeln zentral anpassen, ohne dass Mitarbeiter eigene Tabellen oder Vorlagen aktualisieren müssen.
Wo werden die Daten der Reisekostenabrechnungen gespeichert?
Traveling Expenses Report ist im Atlassian Marketplace als "Runs on Atlassian" gekennzeichnet. Für die Speicherung der Reisekostendaten ist daher kein separater Scitotec-Server erforderlich. Die Daten werden innerhalb der Atlassian-Cloud-Infrastruktur verarbeitet und gespeichert.
Können die Daten in Deutschland gespeichert werden?
Ja. Atlassian unterstützt Data Residency für Confluence Cloud und bietet Deutschland als eigene Datenregion an. Wird die Confluence-Instanz auf die Region "Germany" festgelegt, werden die dafür vorgesehenen Atlassian-Daten in der AWS-Region Frankfurt gespeichert. Die konkrete Konfiguration der Data Residency erfolgt durch den Atlassian-Administrator der jeweiligen Organisation.
Benötigen wir eine Schnittstelle zu DATEV, SAP oder einem anderen ERP-System?
Nein. Traveling Expenses Report kann unabhängig von einem bestimmten Buchhaltungs- oder ERP-System eingesetzt werden. Die fertige Reisekostenabrechnung kann beispielsweise als PDF an die Buchhaltung oder das Steuerbüro weitergegeben werden.
Ist die Benutzeroberfläche auch auf Englisch verfügbar?
Ja. Traveling Expenses Report kann mit einer deutsch- oder englischsprachigen Benutzeroberfläche verwendet werden.
Gibt es einen Freigabe- oder Genehmigungsworkflow?
Nein. Traveling Expenses Report konzentriert sich auf die Erfassung, Berechnung und Dokumentation von Reisekosten innerhalb von Confluence. Ein integrierter Freigabe- oder Genehmigungsworkflow ist derzeit nicht Bestandteil der App.
Reisekosten direkt in Confluence abrechnen
Keine Excel-Vorlagen, kein separates Reisekostensystem, kein Medienbruch.
Traveling Expenses Report integriert die Reisekostenabrechnung direkt in Ihre Confluence Cloud.