Bereits morgens nach dem Aufstehen wandert der Blick unmittelbar auf das mobile Endgerät. Im Büro geht es damit direkt am PC weiter und im Laufe des Tages ebenso. Wovon wir sprechen, ist das Abrufen von E-Mails. Viele von uns kennen den Drang, immer auf den neuesten Stand zu sein und alle Informationen abrufbereit zu haben. Doch genau das ist ein Fehler. Laut McKinsey & Company vergehen 28 % der Wochenarbeitszeit für das Lesen und Schreiben von E-Mails. Bei einer 40-Stunden-Woche sind das 11,2 Stunden pro Woche und 2,24 Stunden pro Tag. Wir haben im Selbstversuch getestet, ob es sinnvoller ist, zu geregelten Zeiten die Mails abzurufen, oder ob es egal ist, ob man die Mails mehrmals täglich abruft. Dabei sind wir zu einem Ergebnis gekommen, das wir Euch anhand von Tipps zum Umgang mit E-Mails vorstellen möchten.

Der richtige Umgang mit E-Mails spart viel Zeit

Zeiten zum E-Mails checken festlegen

Wir sind zu dem Schluss gekommen, dass es langfristig sinnvoller ist, wenn man sich feste Zeiten zum Checken der E-Mails festlegt. Das kann zum Beispiel zwei Mal am Tag sein, zu Beginn der Arbeit und kurz vor Feierabend. Wenn Ihr aber eine wichtige Mail erwartet, dann könnt Ihr natürlich auch zwischendurch im Postfach nachschauen, ob diese auch eingegangen ist.

E-Mails filtern

Wir haben außerdem bemerkt, dass es sich lohnt, die Mails vor dem Lesen und auch danach zu filtern. Dazu gibt es bestimmte Tools, wie SaneBox, Gmail Prority und ZeroMail. So können Mails vorab in Ordnern, wie zum Beispiel Kunde A, B, C, Newsletter, Kollegen etc., verschoben werden. Nachdem Ihr die Mails kurz kontrolliert habt, könnt Ihr diese in weitere Ordner filtern. Wir schlagen hierfür: „Beantworten“, „Bearbeiten“, „Später lesen“ und „Aufheben“ vor. In dem Ordner „Beantworten“ landen dann alle Mails, die noch beantwortet werden müssen. Bei „Bearbeiten“ befinden sich hingegen alle Mails, die bearbeitet, aber nicht beantwortet werden müssen. Bei „Später lesen“ können zum Beispiel Newsletter einsortiert und bei „Aufheben“ zu Guter letzt Bestellungen oder Kontoanmeldungen gespeichert werden.

Vorgehen beim Lesen

Die wichtigste Erkenntnis des Versuches war, dass man nicht alles stehen und liegen lassen sollte, um auf E-Mails zu antworten. Es lohnt sich als Erstes den SPAM zu löschen. Wenn es weniger als fünf Minuten dauert, dann kann eine Mail sofort beantwortet werden. Wenn man eine E-Mail jedoch einmal „angefasst“ hat, dann sollte man das Bearbeiten beziehungsweise Beantworten nicht auf später verschieben. Dafür zögert Ihr nur unnötig Zeit heraus und Ihr müsst Euch immer wieder neu einarbeiten. Der Ordner „Später lesen“ kann zum Beispiel einmal in der Woche abgearbeitet werden.

Die Antwortoptionen

Bei der Beantwortung von E-Mails habt Ihr mehrere Optionen zur Verfügung. Man kann sie direkt beantworten, archivieren und später beantworten, an jemand anderes delegieren und die Antwort aus einem Vorlagenordner auswählen. Dabei sollte man dem Empfänger das Lesen erleichtern. Das beginnt bei einem aussagekräftigen Betreff. Eine Mail sollte optimalerweise nicht länger als drei Sätze sein, wenn das unvermeidbar ist, dann könnt Ihr Aufzählungszeichen und Absätze verwenden. Bevor Ihr die E-Mail abschickt, ist es wichtig, zu prüfen, ob aus der Mail klar wird, worum es geht.

Netiquette beachten

Bei all den Tipps möchten wir Euch natürlich noch darauf hinweisen, dass Ihr dabei nicht die Netiquette vergessen solltet. Es ist zum Beispiel unhöflich, wenn Ihr den gesamten Inhalt in Großbuchstaben schreibt. Auch zu große Dateien, die das Postfach des Empfängers verstopfen könnten, sollten vermieden werden. Außerdem ist es wichtig, zu beachten, dass nicht jeder Empfänger eine HTML-E-Mail empfangen kann. Deshalb raten wir Euch, nur in Textform zu schreiben. Ein letzter wichtiger Tipp ist, dass Ihr wichtige E-Mails nicht ungefragt an Dritte weiterleiten solltet, weil Euer Gegenüber sich sonst übergangen fühlen könnte.

E-Mails vermeiden

Aber warum E-Mail schreiben, wenn sie auch vermieden werden können? Denn nicht selten wird der E-Mail-Gesprächsverlauf schnell unübersichtlich. Um das zu vermeiden, gibt es allerhand Alternativen zur klassischen E-Mail. In unserem Artikel: „Confluence, JIRA und HipChat: 3 Lösungen für eine bessere interne Kommunikation“ zeigen wir Euch ein paar.

Schlussendlich können wir sagen, dass es für uns sinnvoller ist, zum Checken der E-Mails bestimmte Zeiten festzulegen. Dabei kann es hilfreich sein, sich verschiedene Ordner anzulegen und diese nach und nach abzuarbeiten. Durch das Vorgehen konnten wir viel Zeit sparen, die durch das ständige Nachschauen im Postfach verloren gegangen wäre. Auch die Effektivität unserer Arbeit hat zugenommen, da wir nicht ständig aus unserem Workflow herausgerissen wurden. Durch die festgelegten Zeiten können wir unsere Arbeit genau darauf ausrichten.

Wir würden uns freuen, wenn Ihr Eure Erfahrungen dazu mit uns teilen würdet. Hinterlasst uns doch einfach einen Kommentar und berichtet von Eurem Wissen zu dem Thema.

Euer Scitotec Team