Als cloudbasiertes Unternehmen war für uns von Beginn an klar: Unsere Buchhaltung sollte vollständig online erfolgen. Also plattformunabhängig, zu jeder Zeit und von überall.
Seit 2017 nutzen wir in unserem Softwareunternehmen sevdesk für sämtliche buchhalterische Prozesse. Zuvor arbeiteten wir mit Bexio, einer Online-Lösung aus der Schweiz, die unseren Anforderungen jedoch damals nicht mehr gerecht wurde.
Erster Eindruck
Nach der Anmeldung mit Zwei-Faktor-Authentifizierung gelangt man auf ein übersichtliches Dashboard. Dieses liefert folgende zentrale Kennzahlen auf einen Blick: Umsatz, Ausgaben, offene Forderungen, Kontobewegungen und Umsatzsteuer. Persönliche Aufgaben sowie ein Verlauf über sämtliche Aktivitäten aller Benutzer.
Die Benutzeroberfläche ist logisch aufgebaut, reduziert gestaltet und ermöglicht eine unkomplizierte Orientierung. Man findet sich also schnell zurecht. Stammdaten wie Kunden, Artikel, Bankverbindungen, Briefpapier sowie Zusatzmodule können individuell hinzugefügt werden. Besonders positiv fällt die Vielzahl an Integrationen (50+) wie zum Beispiel: zu DATEV, PayPal oder Shopify auf.
Einsatz im Alltag
Wir verwenden sevdesk in erster Linie zur Erstellung von Angeboten und Rechnungen sowie zur Erfassung von Belegen (Ausgaben).
Ein neues Angebot ist zügig angelegt: Kundendaten (aus den Stammdaten) und Leistungen eintragen, Vorschau prüfen, absenden (direkt per E-Mail) und fertig. Aus Angeboten lassen sich mit wenigen Klicks Auftragsbestätigungen, Lieferscheine oder Rechnungen generieren. In den Positionen kann man auf Artikel aus dem eigenen Bestand zurückgreifen, die zuvor in den Stammdaten definiert wurden.
In der Rechnungsübersicht erkennt man sofort, welche Zahlungen noch offen oder überfällig sind. Wiederkehrende Rechnungen, Mahnungen und Gutschriften lassen sich problemlos erzeugen.
Besonders hervorzuheben ist die Erfassung von Ausgaben. Eingangsrechnungen können per E-Mail an sevdesk weitergeleitet oder per Drag-and-drop hochgeladen werden. Die OCR-Funktion extrahiert Inhalte automatisch und trägt diese in die entsprechenden Felder ein. Ein Scannen mit der mobilen App ist ebenfalls kein Problem, die Dokumente stehen sofort in der Cloud zur Verfügung. Anschließend lassen sich die Belege kategorisieren, verschlagworten und direkt über die integrierte Bankverbindung bezahlen. Bezahlinformationen werden automatisch abgeglichen und Buchungen korrekt zugeordnet.
Die Anbindung an das Onlinebanking bietet eine enorme Arbeitserleichterung. Transaktionen lassen sich lückenlos nachverfolgen, Zahlungen zuordnen und offene Posten verwalten. Gerade in kleineren Unternehmen schafft das Transparenz und spart Zeit.
Darüber hinaus ermöglicht sevdesk die Erstellung von Umsatzsteuer-Voranmeldungen sowie der Einnahmenüberschussrechnung. Alle relevanten Zahlen sind jederzeit abrufbar.
Stärken der Software
Die Stammdatenverwaltung ist funktional, übersichtlich und erlaubt eine zielgerichtete Filterung nach verschiedenen Kriterien. Kontakte werden automatisch mit zugehörigen Belegen, Rechnungen und Notizen verknüpft, das erleichtert die Archivierung und den späteren Zugriff.
Auch die Texterkennung arbeitet zuverlässig: Bei den meisten Belegen ist keine manuelle Nachbearbeitung nötig. Lediglich bei qualitativ schwachen Scans kann es zu fehlerhaften Erkennungen kommen.
Die Einbindung der Kasse sowie das automatische Abgleichen von Zahlungseingängen funktionieren problemlos. Zahlungen lassen sich direkt aus sevdesk heraus (wie oben schon erwähnt) tätigen, was den Prozess sehr angenehm gestaltet.
Mittlerweile werden über 50 verschiedene Integrationen für Dritt-Systeme sowie eine offene API angeboten.
Potenzial für Optimierung
Der Kundenservice hat sich über die Jahre deutlich verbessert. Supportanfragen werden in der Regel innerhalb eines Werktags beantwortet. Dennoch besteht bei komplexeren Anliegen gelegentlich Optimierungsbedarf.
Ein weiterer Kritikpunkt betrifft die „Update“-Kommunikation: Neue Funktionen werden teilweise ohne Vorankündigung ausgerollt. Besonders zum Jahreswechsel 2024/2025 kam es im Zuge der schrittweisen E-Rechnungs-Umstellung zu Einschränkungen, als bestehende Funktionen ohne Ersatz entfernt wurden.
Obwohl sevdesk elektronische Rechnungen (XRechnungen) unterstützt, fehlt aktuell die Möglichkeit, zusätzliche Metadaten wie z.B. Bestell- oder Auftragsnummern in die dafür vorgesehenen Felder zu hinterlegen. Das volle Potenzial der E-Rechnung wird damit noch nicht ausgeschöpft. Laut Support arbeitet man aber bereits an einer Lösung.
Auch ein reibungsloser Datenexport für den Wechsel zu einer anderen Softwarelösung ist nicht ohne Weiteres möglich.
Das Dashboard lässt sich nur in begrenztem Maße individualisieren, lediglich der Betrachtungszeitraum kann angepasst werden.
Langzeitfazit
sevdesk ist für kleinere Unternehmen mit standardisierten Buchhaltungsprozessen ein solides Werkzeug. Die Grundfunktionen sind ausgereift, stabil und zuverlässig nutzbar.
Positiv hervorzuheben ist zudem, dass es sich um eine deutsche Lösung handelt – mit entsprechendem Fokus auf Datenschutz und DSGVO-Konformität.
Wir selbst nutzen überwiegend die Kernfunktionen und können diese nach mehreren Jahren aktiver Anwendung uneingeschränkt weiterempfehlen. Für Unternehmen mit komplexeren Anforderungen empfiehlt sich jedoch eine vorherige Evaluation des gesamten Funktionsumfangs.
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